De digitale transformatie in het Nederlandse notariaat brengt aanzienlijke voordelen met zich mee op het gebied van efficiëntie en klantbediening, maar het vergroot ook de afhankelijkheid van veilige IT-systemen. Met de introductie van de NIS2 richtlijn notariaat worden de normen voor digitale weerbaarheid en informatiebeveiliging naar een hoger niveau getild. Voor u als notaris betekent dit dat cybersecurity niet langer een optionele technische investering is, maar een essentieel onderdeel van uw professionele zorgplicht. De wetgeving dwingt organisaties die als cruciaal of belangrijk worden aangemerkt om proactieve maatregelen te nemen tegen cyberdreigingen. Gezien de aard van de gegevens die u verwerkt en de koppelingen met vitale systemen zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel, is een gedegen voorbereiding op deze richtlijn bittere noodzaak voor elk modern kantoor.
Wat houdt de NIS2 richtlijn precies in voor uw notariskantoor?
De Network and Information Security Directive (NIS2) is de opvolger van de eerste NIS-richtlijn en heeft als doel de digitale weerbaarheid binnen de Europese Unie te versterken. Waar de eerdere regelgeving zich vooral richtte op de allergrootste vitale sectoren, breidt de NIS2 de reikwijdte aanzienlijk uit. In de praktijk betekent dit dat veel meer organisaties, waaronder mogelijk ook grotere notariskantoren of kantoren die deel uitmaken van een kritieke toeleveringsketen, moeten voldoen aan strenge beveiligingseisen. De wetgeving focust op het beheersen van risico's die de netwerk- en informatiesystemen bedreigen.
Voor het notariaat is dit relevant omdat u dagelijks werkt met uiterst gevoelige informatie. De integriteit van de openbare registers en de rechtszekerheid zijn direct afhankelijk van uw digitale veiligheid. Hoewel de definitieve vertaling naar Nederlandse wetgeving nog in volle gang is, is de tendens duidelijk: passieve beveiliging volstaat niet meer. U wordt geacht actief te monitoren op dreigingen en over de juiste herstelplannen te beschikken mocht er onverhoopt toch een incident plaatsvinden. Dit sluit nauw aan bij de bestaande normen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
De zorgplicht van de notaris onder de nieuwe cybersecurity wetgeving
In de kern verandert de NIS2 de manier waarop we naar de zorgplicht van de notaris kijken. Naast de juridische zorgplicht die voortvloeit uit de Wet op het Notarisambt, wordt de digitale zorgplicht nu expliciet gecodificeerd. Dit betekent dat het bestuur van een notariskantoor direct verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de cybersecurity-maatregelen en het toezien op de uitvoering daarvan. Het is niet langer mogelijk om IT volledig 'over de schutting' te gooien bij een externe partij zonder zelf de regie te voeren over de risico's.
Informatiebeveiliging voor een notariskantoor gaat bovendien verder dan alleen het voorkomen van een hack. Het gaat ook over de beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van documenten in het kader van de AVG en de WWFT. De NIS2 vereist dat u aantoonbaar 'in control' bent. Mocht er een datalek of een ransomware-aanval plaatsvinden, dan moet u kunnen bewijzen dat u voorafgaand aan het incident alle redelijkerwijs te verwachten voorzorgsmaatregelen heeft getroffen. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot aanzienlijke sancties en reputatieschade.
Praktische stappen naar NIS2 compliance voor notarissen
Om te voldoen aan de NIS2 richtlijn hoeft u het wiel niet volledig zelf uit te vinden. Een goed startpunt is het uitvoeren van een nulmeting op basis van een erkend framework, zoals de NIST-standaarden of de ISO 27001, maar dan specifiek toegepast op de notariële praktijk. U brengt hierbij in kaart welke assets (data, hardware, software) het meest kritisch zijn voor uw bedrijfsvoering. Vervolgens stelt u een risicobeheersplan op waarin u beschrijft hoe u de geconstateerde kwetsbaarheden gaat adresseren.
Een ander essentieel onderdeel is de meldplicht bij incidenten. De NIS2 schrijft voor dat significante incidenten binnen 24 uur gemeld moeten worden aan de relevante autoriteiten. Dit vereist dat uw kantoor over een incident response plan beschikt. Uw medewerkers moeten weten wat zij moeten doen als zij een verdachte e-mail openen of als zij merken dat systemen traag reageren. Educatie en awareness-trainingen voor notarieel medewerkers zijn daarom net zo belangrijk als de technische inrichting van uw netwerk.
Essentiële cybersecurity-maatregelen: van MFA tot EDR
Wanneer we kijken naar de technische invulling van NIS2 compliance, zijn er een aantal 'quick wins' en structurele verbeteringen die elk notariskantoor zou moeten implementeren. Ten eerste is Multi-Factor Authenticatie (MFA) ononderhandelbaar. Het biedt een cruciale extra beveiligingslaag bovenop het wachtwoord, wat vooral belangrijk is bij het werken in de cloud of op afstand. Daarnaast is het gebruik van Endpoint Detection and Response (EDR) aan te raden. Deze technologie monitort continu het gedrag op uw computers en servers om afwijkende patronen te herkennen die duiden op een cyberaanval.
- Encryptie: Zorg dat alle data, zowel in rust als tijdens transport, versleuteld is.
- Back-up management: Implementeer de 3-2-1 regel (drie kopieën, twee verschillende media, één offline locatie) om ransomware te overleven.
- Toegangsbeheer: Hanteer het 'least privilege' principe; medewerkers krijgen alleen toegang tot de data die zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor hun functie.
- Patch management: Houd software zoals Quantaris, NEXTlegal of Codex altijd up-to-date om bekende lekken te dichten.
Integratie van notarissoftware in een veilige cloudomgeving
Veel notariskantoren maken de overstap naar de cloud om flexibiliteit en schaalbaarheid te vergroten. Echter, de NIS2 richtlijn stelt dat de cloudomgeving wel volledig compliant moet zijn. Ictnotaris adviseert hierbij vaak een oplossing op basis van Microsoft 365 en Azure, mits deze specifiek voor het notariaat is geconfigureerd. Een standaard Microsoft-inrichting voldoet doorgaans niet aan de strenge eisen van de KNB en de NIS2; er zijn specifieke security-templates en governance-regels nodig om de data van uw cliënten echt te beschermen.
p>De integratie met uw primaire notarissoftware is hierbij een kritiek punt. Of u nu werkt met Codex, Notarisdossier of een ander pakket, de gegevensuitwisseling moet verlopen via beveiligde API-koppelingen. In onze Digitale Werkplek-oplossingen zorgen wij ervoor dat deze integraties naadloos werken binnen een afgeschermde schil. Hierdoor kunnen uw medewerkers overal veilig werken, terwijl u als notaris de volledige controle behoudt over de datastromen binnen uw kantoor.Veelgestelde vragen over de NIS2 richtlijn en het notariaat
Veelgestelde vragen over de NIS2 richtlijn
Geldt de NIS2 richtlijn ook voor kleine notariskantoren?
Hoewel de NIS2 richtlijn drempels hanteert voor de grootte van organisaties, vallen notariskantoren vaak indirect onder de richtlijn vanwege hun rol in de rechtsketen en hun verwerking van zeer gevoelige data. Bovendien verwachten ketenpartners steeds vaker dat u aan deze standaarden voldoet om de veiligheid van het gehele netwerk te waarborgen.
Wat is de deadline voor het voldoen aan de NIS2?
De Europese lidstaten moesten de richtlijn uiterlijk in oktober 2024 omzetten in nationale wetgeving. In Nederland wordt dit de Cyberbeveiligingswet. Het is raadzaam om nu al te starten met de implementatie, aangezien het aanpassen van processen en techniek tijd kost.
Kan ik persoonlijk aansprakelijk worden gesteld?
Ja, de NIS2 introduceert strengere regels voor de aansprakelijkheid van het management. Bestuursleden kunnen verantwoordelijk worden gehouden als zij verzuimen om adequate cybersecurity-maatregelen te implementeren of als zij de voorgeschreven trainingen niet volgen.
Conclusie: de toekomstbestendige notarispraktijk
De NIS2 richtlijn notariaat moet niet enkel worden gezien als een lastige verplichting of een extra kostenpost. Het is in feite een noodzakelijke professionaliseringsslag die de continuïteit van uw kantoor waarborgt in een wereld waar cyberdreigingen aan de orde van de dag zijn. Door nu te investeren in een robuuste informatiebeveiliging, voldoet u niet alleen aan de wet- en regelgeving, maar versterkt u ook het vertrouwen van uw cliënten en ketenpartners in uw diensten.
Bij Ictnotaris begrijpen wij de unieke uitdagingen van het notariaat. Wij vertalen de complexe eisen van de NIS2 naar praktische IT-oplossingen die uw dagelijkse werkzaamheden niet belemmeren, maar juist ondersteunen. Van veilige cloudwerkplekken tot diepgaande compliance-consultancy: wij zorgen ervoor dat u zich kunt focussen op uw notariële ambacht, terwijl wij de digitale veiligheid bewaken.